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　　“詢價(jià)(Request for Quotation)”是采購(gòu)人員在作業(yè)流程上的一個(gè)必要階段。

　　在接到請(qǐng)購(gòu)單、了解目前庫(kù)存狀況及采購(gòu)預(yù)算后，通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。如果這是常態(tài)性的采購(gòu)，需求的形態(tài)又是屬于標(biāo)準(zhǔn)零件，對(duì)于供應(yīng)商來(lái)說(shuō)比較不會(huì)有問(wèn)題。

　　但是在新產(chǎn)品開發(fā)時(shí)，對(duì)于那些不屬于標(biāo)準(zhǔn)品的部分，詢價(jià)的時(shí)候就必須要特別注意是否有提供供應(yīng)商足夠的資料，來(lái)方便其報(bào)價(jià)作業(yè)。為了避免日后造成采購(gòu)與供應(yīng)商各說(shuō)各話，以及在品質(zhì)認(rèn)知上的差異，對(duì)于詢價(jià)時(shí)所應(yīng)提供資料的準(zhǔn)備上就不能馬虎。因?yàn)橥暾罢_的詢價(jià)文件可幫助供應(yīng)商在最短的時(shí)間提出正確、有效的報(bào)價(jià)。

　　一個(gè)完整的詢價(jià)文件至少應(yīng)該考慮包括下列幾個(gè)主要的部分。

　　一、 詢價(jià)項(xiàng)目的"品名"與"料號(hào)"

　　首先，詢價(jià)項(xiàng)目的"品名"以及"料號(hào)"是在詢價(jià)單上所應(yīng)比備的最基本資料。供應(yīng)商必須知道如何來(lái)稱呼所報(bào)價(jià)的產(chǎn)品，這即是所謂的"品名"以及其所代表的"料號(hào)"，這也是買賣雙方在日后進(jìn)行后續(xù)追蹤時(shí)的一個(gè)快速查辦以及檢索的依據(jù)。

　　料號(hào)因?yàn)樵诿恳豢蛻糁杏衅洫?dú)特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號(hào)動(dòng)輒多達(dá)十多個(gè)位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)。料號(hào)中一個(gè)位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個(gè)產(chǎn)品的料號(hào)。

　　品名的書寫應(yīng)盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。

　　二、詢價(jià)項(xiàng)目的"數(shù)量"

　　通常供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)都需要知道買方的需求量，這是因?yàn)椴少?gòu)量的多寡會(huì)影響到價(jià)格的計(jì)算。

　　數(shù)量資訊的提供通常包括有：

　　"年需求量"、"季需求量"甚至"月需求量";"不同等級(jí)的需求數(shù)量"，如數(shù)量為500K，1M，3M等等;每一次下單的大約"訂購(gòu)數(shù)量";或產(chǎn)品"生命周期的總需求量"。

　　除了讓供應(yīng)商了解需求量及采購(gòu)的形態(tài)外，也可同時(shí)讓供應(yīng)商分析其自身產(chǎn)能是否能應(yīng)付買方的需求。

　　在詢價(jià)時(shí)買方通常都有一個(gè)通病，那就是怕量少而無(wú)法得到好價(jià)格，便把需求量或采購(gòu)量予以"膨脹"。此時(shí)，雖然采購(gòu)能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產(chǎn)的價(jià)格，如果在真正進(jìn)行采購(gòu)后，無(wú)法達(dá)到報(bào)價(jià)的預(yù)期數(shù)量時(shí)，供應(yīng)商不是提高價(jià)格，便是在其他方面減少對(duì)客戶的服務(wù)，或停止供應(yīng)，到頭來(lái)得不償失的還是自己。

　　因此，對(duì)需求量的資訊應(yīng)很實(shí)在的與供應(yīng)商溝通，同時(shí)采購(gòu)也可拿出市場(chǎng)預(yù)測(cè)來(lái)說(shuō)服供應(yīng)商，如此才能達(dá)到長(zhǎng)期配合、持續(xù)供貨的目的。

　　三、詢價(jià)項(xiàng)目的"規(guī)格書"

　　規(guī)格書是一個(gè)描述采購(gòu)產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最"新版本"的工程圖面、測(cè)試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報(bào)價(jià)的一切資訊。

　　四、詢價(jià)項(xiàng)目的"品質(zhì)"要求

　　表達(dá)詢價(jià)項(xiàng)目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有許多種，采購(gòu)人員很難單獨(dú)使用一種方式便能完整表達(dá)對(duì)產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求，應(yīng)該依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來(lái)進(jìn)行，通?？梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)：

　　1.品牌

　　2.或同級(jí)品

　　3.商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

　　4.材料與制造方法規(guī)格

　　5.性能或功能規(guī)格

　　6.工程圖面

　　7.市場(chǎng)等級(jí)

　　8.樣品

　　9.工作說(shuō)明書

　　五、詢價(jià)項(xiàng)目的“報(bào)價(jià)基礎(chǔ)”要求

　　"報(bào)價(jià)基礎(chǔ)"通常包括報(bào)價(jià)的"幣值"與"貿(mào)易條件"。國(guó)內(nèi)買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿(mào)易條件不是以"出廠價(jià)"就是以"到廠價(jià)(運(yùn)費(fèi)是否內(nèi)含則另議)"來(lái)計(jì)算。國(guó)際貿(mào)易就比較復(fù)雜，報(bào)價(jià)幣值方面供應(yīng)商多半以美元為計(jì)價(jià)基礎(chǔ)，至于是否以采購(gòu)當(dāng)?shù)貛胖涤?jì)價(jià)，則視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的作法。

　　六、買方的“付款條件”

　　有關(guān)付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時(shí)間愈晚愈好。相反，賣方當(dāng)然是認(rèn)為愈早愈好。買方有義務(wù)讓賣方了解其公司內(nèi)部的標(biāo)準(zhǔn)付款條件(在采購(gòu)模具時(shí)，通常有"階段性付款"的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗(yàn)收40%)，賣方也可在報(bào)價(jià)時(shí)提出其不同的要求，最后的付款條件則需買賣雙方經(jīng)協(xié)議后所訂定。

　　七、詢價(jià)項(xiàng)目的"交期"要求

　　交期的要求包括買方對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品需要的時(shí)間，以及賣方需要多少時(shí)間來(lái)準(zhǔn)備樣品、第一批小量生產(chǎn)，及正常時(shí)間下單生產(chǎn)所需要的時(shí)間。供應(yīng)商雖然可依買方的要求來(lái)配合，不過(guò)交期的長(zhǎng)短關(guān)系著采購(gòu)產(chǎn)品的價(jià)格，買方應(yīng)視實(shí)際需要來(lái)提出要求，而非一味的追求"及時(shí)供貨( Just in Time, JIT )。

　　八、詢價(jià)項(xiàng)目的"包裝"要求

　　包裝方式在供應(yīng)商估算價(jià)格時(shí)占有很大的一個(gè)比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂制品外，供應(yīng)商對(duì)于包裝都有其使用的標(biāo)準(zhǔn)紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。如果沒(méi)有另外提出特殊的包裝要求，供應(yīng)商都會(huì)以其標(biāo)準(zhǔn)的包裝方式來(lái)進(jìn)行估價(jià)。有時(shí)也不會(huì)在報(bào)價(jià)單上詳細(xì)注明其標(biāo)準(zhǔn)的包裝方式，此時(shí)采購(gòu)如果不去察覺(jué)，日后再追加包裝要求，不僅時(shí)間被拖延，對(duì)于比價(jià)的作業(yè)也會(huì)造成不利的影響。此外，供應(yīng)商在了解買方的包裝要求后，也可提供建議是否能考慮采用標(biāo)準(zhǔn)包裝，或以拼貨拼柜的方式來(lái)降低出貨成本。

　　九、"運(yùn)送地點(diǎn)"與"交貨方式"

　　運(yùn)送地點(diǎn)的國(guó)家、城市、地址及聯(lián)絡(luò)電話與傳真都必須要清楚的告訴供應(yīng)商。國(guó)內(nèi)買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國(guó)際采購(gòu)中的運(yùn)送地點(diǎn)與交貨方式則決定了價(jià)格的計(jì)算。如果要求賣方來(lái)以CIF報(bào)價(jià)，無(wú)論海運(yùn)或空運(yùn)，運(yùn)輸費(fèi)與保險(xiǎn)費(fèi)當(dāng)然由賣方來(lái)負(fù)擔(dān)。隨運(yùn)送距離的遠(yuǎn)近會(huì)有不同的計(jì)費(fèi)方式，除非買方指定空運(yùn)，供應(yīng)商通常以海運(yùn)為基礎(chǔ)報(bào)價(jià)，因?yàn)楹＿\(yùn)是最經(jīng)濟(jì)的一種交貨方式。

　　十、詢價(jià)項(xiàng)目的"售后服務(wù)"與"保證期限"要求

　　在采購(gòu)一些機(jī)器設(shè)備如沖床、塑膠射出機(jī)、測(cè)試儀器、半導(dǎo)體封裝設(shè)備等時(shí)，供應(yīng)商一般都會(huì)提供基本的售后服務(wù)與保證期限。如果此時(shí)有特殊的要求，例如要求延長(zhǎng)保證期限，或改變售后服務(wù)的內(nèi)容等等，因其牽涉到采購(gòu)"總持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)"。

　　十一、供應(yīng)商的"報(bào)價(jià)到期日

　　為了方便采購(gòu)比價(jià)作業(yè)的時(shí)程，報(bào)價(jià)的到期日應(yīng)該讓供應(yīng)商有所了解，對(duì)于較復(fù)雜的產(chǎn)品，應(yīng)該給予供應(yīng)商足夠的時(shí)間來(lái)進(jìn)行估價(jià)。