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　　“詢價(Request for Quotation)”是采購人員在作業(yè)流程上的一個必要階段。

　　在接到請購單、了解目前庫存狀況及采購預(yù)算后，通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。如果這是常態(tài)性的采購，需求的形態(tài)又是屬于標準零件，對于供應(yīng)商來說比較不會有問題。

　　但是在新產(chǎn)品開發(fā)時，對于那些不屬于標準品的部分，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應(yīng)商足夠的資料，來方便其報價作業(yè)。為了避免日后造成采購與供應(yīng)商各說各話，以及在品質(zhì)認知上的差異，對于詢價時所應(yīng)提供資料的準備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價文件可幫助供應(yīng)商在最短的時間提出正確、有效的報價。

　　一個完整的詢價文件至少應(yīng)該考慮包括下列幾個主要的部分。

　　一、 詢價項目的"品名"與"料號"

　　首先，詢價項目的"品名"以及"料號"是在詢價單上所應(yīng)比備的最基本資料。供應(yīng)商必須知道如何來稱呼所報價的產(chǎn)品，這即是所謂的"品名"以及其所代表的"料號"，這也是買賣雙方在日后進行后續(xù)追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據(jù)。

　　料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達十多個位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)。料號中一個位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產(chǎn)品的料號。

　　品名的書寫應(yīng)盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。

　　二、詢價項目的"數(shù)量"

　　通常供應(yīng)商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。

　　數(shù)量資訊的提供通常包括有：

　　"年需求量"、"季需求量"甚至"月需求量";"不同等級的需求數(shù)量"，如數(shù)量為500K，1M，3M等等;每一次下單的大約"訂購數(shù)量";或產(chǎn)品"生命周期的總需求量"。

　　除了讓供應(yīng)商了解需求量及采購的形態(tài)外，也可同時讓供應(yīng)商分析其自身產(chǎn)能是否能應(yīng)付買方的需求。

　　在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或采購量予以"膨脹"。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產(chǎn)的價格，如果在真正進行采購后，無法達到報價的預(yù)期數(shù)量時，供應(yīng)商不是提高價格，便是在其他方面減少對客戶的服務(wù)，或停止供應(yīng)，到頭來得不償失的還是自己。

　　因此，對需求量的資訊應(yīng)很實在的與供應(yīng)商溝通，同時采購也可拿出市場預(yù)測來說服供應(yīng)商，如此才能達到長期配合、持續(xù)供貨的目的。

　　三、詢價項目的"規(guī)格書"

　　規(guī)格書是一個描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最"新版本"的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報價的一切資訊。

　　四、詢價項目的"品質(zhì)"要求

　　表達詢價項目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有許多種，采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求，應(yīng)該依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來進行，通?？梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)：

　　1.品牌

　　2.或同級品

　　3.商業(yè)標準

　　4.材料與制造方法規(guī)格

　　5.性能或功能規(guī)格

　　6.工程圖面

　　7.市場等級

　　8.樣品

　　9.工作說明書

　　五、詢價項目的“報價基礎(chǔ)”要求

　　"報價基礎(chǔ)"通常包括報價的"幣值"與"貿(mào)易條件"。國內(nèi)買賣比較單純，通常都以人民幣交易，貿(mào)易條件不是以"出廠價"就是以"到廠價(運費是否內(nèi)含則另議)"來計算。國際貿(mào)易就比較復(fù)雜，報價幣值方面供應(yīng)商多半以美元為計價基礎(chǔ)，至于是否以采購當(dāng)?shù)貛胖涤媰r，則視匯率的穩(wěn)定與否有彈性的作法。

　　六、買方的“付款條件”

　　有關(guān)付款條件，雖然買賣雙方都有各自的公司政策，買方希望付款時間愈晚愈好。相反，賣方當(dāng)然是認為愈早愈好。買方有義務(wù)讓賣方了解其公司內(nèi)部的標準付款條件(在采購模具時，通常有"階段性付款"的方式，如訂金30%，第一次試模30%，驗收40%)，賣方也可在報價時提出其不同的要求，最后的付款條件則需買賣雙方經(jīng)協(xié)議后所訂定。

　　七、詢價項目的"交期"要求

　　交期的要求包括買方對采購產(chǎn)品需要的時間，以及賣方需要多少時間來準備樣品、第一批小量生產(chǎn)，及正常時間下單生產(chǎn)所需要的時間。供應(yīng)商雖然可依買方的要求來配合，不過交期的長短關(guān)系著采購產(chǎn)品的價格，買方應(yīng)視實際需要來提出要求，而非一味的追求"及時供貨( Just in Time, JIT )。

　　八、詢價項目的"包裝"要求

　　包裝方式在供應(yīng)商估算價格時占有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂制品外，供應(yīng)商對于包裝都有其使用的標準紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。如果沒有另外提出特殊的包裝要求，供應(yīng)商都會以其標準的包裝方式來進行估價。有時也不會在報價單上詳細注明其標準的包裝方式，此時采購如果不去察覺，日后再追加包裝要求，不僅時間被拖延，對于比價的作業(yè)也會造成不利的影響。此外，供應(yīng)商在了解買方的包裝要求后，也可提供建議是否能考慮采用標準包裝，或以拼貨拼柜的方式來降低出貨成本。

　　九、"運送地點"與"交貨方式"

　　運送地點的國家、城市、地址及聯(lián)絡(luò)電話與傳真都必須要清楚的告訴供應(yīng)商。國內(nèi)買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。如果要求賣方來以CIF報價，無論海運或空運，運輸費與保險費當(dāng)然由賣方來負擔(dān)。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，供應(yīng)商通常以海運為基礎(chǔ)報價，因為海運是最經(jīng)濟的一種交貨方式。

　　十、詢價項目的"售后服務(wù)"與"保證期限"要求

　　在采購一些機器設(shè)備如沖床、塑膠射出機、測試儀器、半導(dǎo)體封裝設(shè)備等時，供應(yīng)商一般都會提供基本的售后服務(wù)與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售后服務(wù)的內(nèi)容等等，因其牽涉到采購"總持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)"。

　　十一、供應(yīng)商的"報價到期日

　　為了方便采購比價作業(yè)的時程，報價的到期日應(yīng)該讓供應(yīng)商有所了解，對于較復(fù)雜的產(chǎn)品，應(yīng)該給予供應(yīng)商足夠的時間來進行估價。